FUNGSI PENGISIAN JABATAN DALAM ORGANISASI

FUNGSI  PENGISIAN JABATAN DALAM ORGANISASI

MAKALAH

Disusun guna Memenuhi Tugas

Mata Kuliah: Dasar-dasar Manajemen Pendidikan

Dosen Pengampu: Fatkhuroji, M.Pd

Disusun oleh:

Anisatul Mufiroh        113211019

Desyanti Endah A.      113211020

Fatchurohman                       113311021

FAKULTAS TARBIYAH

INSTITUT AGAMA ISLAM  NEGERI WALISONGO

SEMARANG

2012

I.         PENDAHULUAN

Pada dasarnya kemampuan manusia itu terbatas, sedangkan kebutuhannya tidak terbatas. Untuk memenuhi kebutuhan yang tidak terbatas dengan kemampuan yang terbatas dalam melakukan pekerjaan mendorong manusia membagi pekerjaan, tugas dan tanggung jawab. Dengan adanya pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab itu maka terbentuklah kerja sama dalam suatu organisasi. Dalam organisasi itu maka pekerjaan yang berat dan sulit dapat diselesaikan dengan baik dan tujuan yang diinginkan dapat tercapai. Proses untuk mencapai tujuan tersebut adalah dengan manajemen.

Ada beberapa unsur fungsi pengisian jabatan dalam organisasi, diantaranya adalah rekrutmen dan seleksi. Dalam makalah yang singkat ini akan dibahas sedikit tentang pengertian, kelebihan dan kekurangan dari rekrutmen dan seleksi. Selain dari pada itu, akan dibahas juga pengertian dari penempatan, orientasi dan induksi.

II.       RUMUSAN  MASALAH

A.    Apa pengertian rekrutmen dan seleksi?

B.     Apa saja kelebihan dan kekurangan dari rekrutmen internal dan eksternal?

C.     Apa yang dimaksud dengan penempatan?

D.    Apa pengertian orientasi dan induksi?

III.    PEMBAHASAN

A.    Pengertian Rekrutmen dan Seleksi

1.      Pengertian Rekrutmen

Setelah diadakan perencanaan SDM, dan analisis serta klasifikasi pekerjaan, maka langkah berikutnya adalah meleksanakan rekrutmen. Rekrutmen merupakan proses mencari, menemukan dan menarik pelamar untuk dipekerjakan dalam dan oleh suatu organisasi.[1] Rekrutmen juga dapat diartikan sebagai kegiatan mencari dan memengaruhi tenaga kerja agar mau melamar lowongan pekerjaan yang masih kosong di perusahaan. “Mencari” yaitu menetapkan sumber-sumber tenaga kerja yang akan ditarik. “Mempengaruhi” adalah menetapkan cara-cara penarikannya, seperti melalui iklan pada media massa atau melalui para karyawan yang telah ada.[2]

Maksud tujuan rekrutmen adalah untuk memperoleh suatu persediaan seluas mungkin dari calon-calon pelamar sedemikian rupa sehingga organisasi akan mempunyai kesempatan untuk melekukan pilihan tenaga kerja yang bermutu.

Rekrutmen umum dilakukan bilamana organisasi memerlukan sekelompok tenaga kerja jenis tertentu, terutama karyawan pelaksana (operatif), misalnya juru tik atau pramuniaga. Disini diterapkan prosedur yang sederhana dan dibakukan.

Rekrutmen khusus digunakan terutama bagi tenaga pimpinan (eksekutif) atau ahli-ahli khusus. Ini dilakukan bilamana organisasi memerlukan individu-individu dari jenis yang khusus. Para calon pelamar akan memperoleh perhatian khusus secara individual selama masa waktu yang luas.[3]

2.      Pengertian Seleksi

Seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau yang ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan itu.[4] Secara ideal proses seleksi merupakan proses pengambilan keputusan timbal-balik . perusahaan memutuskan menawarkan tenaga kerja. Calon pelamar memutuskan apakah perusahaan beserta tawarannya akan memenuhi kebutuhan dan tujuan pribadinya. Tetapi pada umumnya proses seleksi cenderung ditentukan sepihak, yaitu dominasi dari pada pihak perusahaan.

Urutan penerimaan tenaga kerja secara baku mengikuti prosedur empat langkah sebagai berikut:

1.      Menilai formulir lamaran lengkap,

2.      Mewawancarai,

3.      Menggunakan tes bilamana perlu,

4.      Memperoleh referensi.

Dalam kenyataannya proses seleksi berbeda-beda antara perusahaan yang satu dengan lainnya, bahkan antara berbagai tingkatan perusahaan yang sama.[5]

B.     Kelebihan dan Kekurangan Rekrutmen Internal dan Eksternal

Rekrutmen internal dan eksternal berasal dari sumber daya manusia atau sumber tenaga kerja yang dikenal dengan ” sumber internal dan sumber eksternal”

Sumber internal, yakni karyawan yang akan mengisi lowongan jabatan yang lowong, ditarik dari karyawan yang ada di perusahaan. Penarikan dilakukan dengan cara “mutasi atau transfer”, baik sifatnya vertikal (promosi-demosi) maupun horizontal (rotasi).

Demosi, yaitu mutasi dengan cara penurunan pangkat atau jabatan seseorang. Proomosi adalah mutasi dengan menaikkan pangkat atau jabatan seseorang, sehingga authority dan responbility-nya semakin besar biasanya diikuti kenaikan pendapatan.

Kelebihannya:

1.      Biaya-biaya penarikan relatif kecil.

2.      Perilaku karyawannya telah diketahui.

3.      Karyawannya telah berpengalaman.

4.      Orientasi dan induksi tidak diperlukan lagi.

5.      Karyawan yang cakap ada kesempatan untuk promosi.

6.      Memotivasi semangat kerja karyawan.

7.      Loyalitas dan kedisiplinan karyawwan lebih baik.

Kekurangannya:

1.      Masalah pengisian lowongan tidak terselesaikan, karena mutasi akan menimbulkan lowongan yang kosong kembali.

2.      Pelaksanaan system kerja hanya tetap begitu-begitu saja.

3.      Kewibawaan pejabat yang dipromosikan relatif kurang.

4.      Promosinya sering didasarkan atas nepotisme.

Sumber eksternal artinya untuk mengisi jabatan yang kosong ditarik orang-orang dari luar perusahaan, yaitu:

1.      Lembaga-lembaga ppendidikan.

2.      Kantor penempatan tenaga kerja.

3.      Pasar tenaga kerja (umum).

4.      Nepotisme atau kawan-kawan karyawan.

Penarikan tenaga kerja atau sumber daya manusia ini dilakukan melalui iklan pada media massa, seperti pada surat kabar, radio, dan televisi dengan menonjolkan hal-hal yang paling menarik bagi calon pelamar.

Kelebihannya:

1.      Kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang professional terbuka.

2.      Kemungkinan perubahan system kerja yang lebih baik ada.

3.      Pejabat baru akan berwibawa, jika ia cakap.

4.      Masalah jabatan yang lowong terisi dengan tidak menimbulkan kosongnya jabatan lainnya.

Kekurangannya:

1.      Menurunkan semangat kerja karyawan lama, sebab kesempatan promosi tidak ada.

2.      Absensi dan turn over karyawan lama cenderung meningkat.

3.      Loyalitas dan solidaritas pejabat baru masih disangsikan.

4.      Orientasi dan induksi pejabat baru harus dilakukan.

5.      Kediisiplinan dan kecakapan masih diragukan.[6]

C.    Penempatan

Yang dimaksud dengan penampatan (placement) adalah kegiatan untuk menempatkan orang-orang yang telah lulus seleksi pada jabatan-jabatan tertentu sesuai dengan uraian pekerjaan dan klasifikasi-klasifikasi pekerjaan.[7]

Penempatan ini sangatlah penting, karena aktivitas-aktivitas  perusahaan baru dapat dilakukan, jika semua jabatan ada pejabatnya.

Seleksi dan penempatan merupakan langkah yang diambil segera setelah terlaksana fungsi rekrutmen. Seleksi dan penempatan merupakan salah satu fungsi terpenting dalam MSDM, karena tepat/tidaknya penempatan seorang pekerja pada posisi tertentu, sangat ditentukan oleh fungsi seleksi dan penempatan tersebut. Jika fungsi ini tidak terlaksana dengan baik, maka dengan sendirinya akan berakibat fatal terhadap pencapaian tujuan-tujuan suatu organisasi.

Efektivitas fungsi penempatan sangat ditentukan oleh beberapa syarat penting, bahkan tergantung pada informasi yang diperoleh dari syarat tersebut. Informasi yang diperoleh dari syarat tersebut akan dijadikan masukan bagi seorang manejer dalam mengambil keputusan penerimaan dan penempatan seorang pekerja. Syarat-syarat yang dimaksud adalah:

1.      Informasi analisis jabatan, yang memberikan diskripsi jabatan, spesifikasi jabatan dan standar prestasi yang disyaratkan setiap jabatan;

2.      Rencana-rencana SDM, yang memberikan informasi kepada manajer tentang tersedia/tidaknya lowongan pekerjaan dalam organisasi;

3.      Keberhasilan fungsi rekrutmen, yang akan menjamin manajer bahwa tersedia sekelompok orang yang dipilih.[8]

Penempatan harus dilakukan dengan hati-hati agar tiap pekerja dapat bekerja sesuai keahliannya dan mengerti bagaimana mengerjakan tugas-tugasnya.

D.    Pengertian Orientasi dan Induksi

Orientasi merupakan salah satu komponen proses sosialisasi karyawan baru, yaitu proses pemahaman sikap, standar, nilai, dan pola perilaku yang berlaku dalam perusahaan bagi karyawan yang baru.

Secara rata-rata manusia menghabiskan lebih dari 30 tahun usia produktifitasnya dengan bekerja (dalam perusahaan), jadi sangat wajar jika pengetahuan dan kecintaannya terhadap pekerjaan ditimbulkan. Setelah karyawan dipilih melalui seleksi, berikutnya ia diperkenalkan pada perusahaan. Pada aturan dan prosedur yang berlaku serta pada karyawan-karyawan lainnya. Perkenalan inilah yang disebut dengan orientasi. Sebagaimana halnya orientasi siswa baru baik itu tingkat SLTP, SLTA maupun Perguruan Tinggi.

Definisi orientasi adalah membuat karyawan baru akrab dengan aturan, kebijakan, dan prosedur yang berlaku dalam perusahaan.[9] Berawal dari orientasi yang diterimanya inilah, karyawan baru mulai melakukan penyesuaian dan adaptasi diri.

Program orientasi yang efektif melibatkan karyawan baru secara aktif. Karakteristik program ini adalah[10]

1.      Dalam orientasi karyawan didorong untuk bertanya tentang segala sesuatu yang belum jelas baginya.

2.      Program orientasi meliputi pula informasi tentang aspek teknikal dan sosial dari pekerjaan.

3.      Dalam orientasi akan terjadi interaksi formal dan informal dengan para manajer dan rekan kerja.

4.      Diperkenalkan dengan barang/jasa yang dihasilkan perusahaan serta konsumen perusahaan.

Induksi yaitu proses memperkenalkan seorang karyawan baru ataupun pindahan kepada situasi kerja dan kelompok kerja.[11] Induksi sangatlah penting bagi sebuah organisasi ataupun suatu perusahaan, berikut adalah faktor-faktor yang menjadikan bahwasannya induksi itu penting bagi sebuah organisasi ataupun perusahaan. Diantaranya:

1.      Setiap orang membutuhkan perasaan diterima dan diakui serta perasaan dirinya dianggap penting.

2.      Karyawan baru perlu mengetahui siapa atasannya, apa tugas pekerjaannya, bagaimana gajinya, dan segala peraturan yang berlaku di bagiannya.

3.      Penanganan karyawan yang tidak tepat dapat mengakibatkan perputaran tenaga kerja yang tinggi.

4.      Induksi yang baik merupakan permulaan dari proses komunikasi antara karyawan baru dan perusahaan.

Dengan diadakannya induksi, diharapkan karyawan baru data menyesuaikan diri dengan lingkungan pekrjaan, sehingga ia dapat mengerjakan tugas-tugasnya secara efektif dan efisien. Kegiatan untuk menginduksi ini dilakukan oleh atasan langsung dan para karyawan senior dalam unit kerjanya.

Jika induksi ini tidak berhasil, maka karyawan percobaan ini kemungkinan besar akan dikeluarkan. Jadi induksi inilah yang menjadi tolak ukur apakah mereka seorang karyawan dapat diterima menjadi karyawan  suatu pekerjaan.

IV.    PENUTUP

A.    Kesimpulan

1.      Rekruitmen adalah kegiatan mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar lowongan pekerjaan yang masih kosong di perusahaan.

2.      Seleksi merupakan suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau yang ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan tersebut.

3.      Kelebihan rekruitmen internal dan eksternal:

a.       Kelebihan rekruitmen internal

1) Biaya-biaya penarikan relatif kecil

2) perilaku karayawan telah diketahui

3) karyawan telah berpengalaman, dan sebagainya.

b.      Kelebihan rekruitmen eksternal

1)      Kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang profesional terbuka

2)      Kemungkinan perubahan sistem kerja yang lebih baik ada.

3)      Pejabat baru akan berwibawa, jika ia cakap.

4)      Masalah jabatan yang lowong terisi dengan tidak menimbulkan kosongnya jabatan lainnya.

4.      Kekurangan rekruitmen internal dan eksternal

a.       Kekurangan rekruitmen internal

1)      Masalah pengisian lowongan tidak terselesaikan, karena mutasi akan menimbulkan lowongan yang kosong kembali.

2)      Pelaksanaan system kerja hanya tetap begitu-begitu saja.

3)      Kewibawaan pejabat yang dipromosikan relatif kurang.

4)      Promosinya sering didasarkan atas nepotisme.

b.      Kekurangan rekruitmen internal

1)      Menurunkan semangat kerja karyawan lama, sebab kesempatan promosi tidak ada.

2)      Absensi dan turn over karyawan lama cenderung meningkat.

3)      Loyalitas dan solidaritas pejabat baru masih disangsikan.

4)      Orientasi dan induksi pejabat baru harus dilakukan.

Kediisiplinan dan kecakapan masih diragukan.

5.      Penempatan adalah kegiatan untuk menempatkan orang-orang yang telah lulus seleksi pada jabatan-jabatan tertentu sesuai dengan uraian pekerjaan dan klasifikasi-klasifikasi pekerjaan.

6.      Orientasi dan induksi

a.      Orientasi adalah membuat karyawan baru akrab dengan aturan, kebijakan, dan prosedur yang berlaku dalam perusahaan.

b.      Induksi adalah proses memperkenalkan karyawan baru ataupun pindahan kepada situasi kerja dan kelompok kerja.

B.     Penutup

Demikian makalah yang dapat kami susun, kami menyadari bahwa makalah ini masih banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan, untuk itu kritik dan saran yang membangun sangat kami harapkan untuk makalah selanjutnya yang lebih baik. Semoga makalah ini bermanfaat bagi kita semua, Wa allahu a’lamu bi asshawaab.

DAFTAR PUSTAKA

Gomes, Faustino Cardoso. Manajemen Sumber Daya Manusia. (Yogyakarta: ANDI OFFSET, 2003).

Hasibuan, Malayu S.P. Manajemen Dasar, Pengertian, dan Masalah. (Jakarta: Bumi Aksara, 2007).

Jusmaliani. Pengelolaan Sumber Daya Insani. (Jakarta: Bumi Aksara, 2011).

Tulus, Moh. Agus. Manajemen Sumber Daya Manusia Buku Panduan Mahasiswa. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993).

---

[1] DR. Faustino Cardoso Gomes, Manajemen Sumber Daya Manusia, (Yogyakarta:  Andi Offset, 2003), hlm. 105.

[2] Malayu S.P. Hasibuan, Manajemen Dasar, Pengertian, dan Masalah, (Jakarta: Bumi Aksara, 2007),  hlm. 174.

[3] Drs. Moh. Agus Tulus, Manajemen Sumber Daya Manusia Buku Panduan Mahasiswa, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993), hlm. 60.

[4]  Malayu S.P. Hasibuan, Op.cit, hlm. 177.

[5]  Drs. Moh. Agus Tulus, Op.cit,  hlm.71.

[6]  Malayu S.P. Hasibuan, Op.cit, hlm. 175-177.

[7] Ibid, hlm.179

[8] Faustino Cardoso Gomes, M.Si, Op.cit, hlm. 118.

[9] Prof. Jusmaliani, M.E, Pengelolaan Sumber Daya Insani, (Jakarta: Bumi Aksara, 2011), hlm. 94.

[10] Ibid, hlm. 95.

[11] Drs. Moh. Agus Tulus, Op.cit, hlm. 80.